Organizarea unui eveniment presupune o planificare indelungata și atenta, a tuturor detaliilor (logistica, decor, buget etc.) ce pot duce catre succesul sau eșecul evenimentului.
Celmai important lucru este sa reușești sa ai mereu imaginea de ansamblu a evenimentului și sa intampini neprevazutul într-un mod eficient. Iata 8 reguli de aur ce te vor ajuta organizezi un eveniment reusit:
1.Stabileste scopul si conceptul evenimentului. Este important sa stii de la inceput ce fel de eveniment vei organiza (corporate, privat, lansare de produs, nunta, botez, eveniment media etc.), astfel incat sa-ti cunosti audienta si sa personalizezi evenimentul in functie de invitati.
2.Verifica disponibilitatea zilei in care doresti sa organizezi evenimentul. Este posibil ca in preajma sarbatorilor majoritatea invitatiilor sa fie plecati in concediu si sa nu fie disponibili pentru a participa la un eveniment.
3. Cere confirmare de participare invitatiilor si fii sigur ca exista spatiu suficient pentru buna desfasurarea evenimentului.
4.Stabileste care va fi echipa care te va ajuta si fii sigur ca fiecare a inteles ce responsabilitate are in cadrul echipei. Verifica periodic status-ul sarcinilorpe care le-ai delegat echipei.
5. Stabileste bugetul alocat si pastreaza un fond pentru cheltuieli neprevazute (in general acest fond reprezinta 10% din bugetul total).
6.Programeaza intalniri individuale cu mai multi furnizori de catering. Trebuie sa degusti mancarea inainte de eveniment si sa fii sigur ca au toate autorizatiile de functionare si sanitare valabile. Nu uita sa ai un meniu variat, deoarece este posibil sa ai invitati vegetarieni sau raw vegani. De asemenea, pentru copii, poti sa servesti un meniu special.
7.Planifica fiecare moment si nu lasa timp liber unde va trebui sa decizi pe moment ce se va intampla. Este recomandat sa ai un desfasurator al evenimentului si sa cunosti pana la final programul.
8. Dupa ce evenimentul s-a terminat, le poti multumi invitatiilor la plecare si a doua zi pe mail. Incearca sa o btii un feedback sincer de la participanti, deoarece o parere obiectiva te poate ajuta la buna desfasurare a urmatoarelor evenimente.
Adauga comentariu